Модуль Битрикс: параметрическая библиотека документов

Что такое параметрическая библиотека документов?

Модуль Битрикса - отдельное хранилище файлов документов, никак не связанное ни с файловым хранилищем Битрикс, ни с Гугл-диском.

Позволяет: хранить файлы, искать их в хранилище по заранее заданным свойствам документа (свойства прикрепляются к файлу при сохранении файла или при редактировании),

Скачивать файлы на локальный компьютер, просматривать файлы приямо в библиотеке, используя Google-viewer (требуется авторизация на гугле), закачивать новые версии файла (при наличии прав на запись файла документа)

Просматривать старые версии документа (новые версии файла не затирают предыдущие, а сохраняются рядом).

Особенности библиотеки:

- данная библиотека позволяет назначать файлам разные свойства (признаки), по которым этот файл в дальнейшем можно найти среди тысяч других;

- доступ к файлу документа назначается автором на каждый файл в отдельности, а не по папкам

- папок в библиотеке не существует, поиск документа производится только с помощью фильтров

- вы не можете увидеть документ, даже его название, даже сам факт его наличия, если Вам не предоставлен доступ к нему,

Первое внедрение: 1.07.2015

Основные понятия

Документ - произвольный файл одного из разрешённых типов + набор свойств документа, список разрешённых типов файлов редактируется в настройках модуля.

Свойства документа - тестовые, числовые или прочие данные, которые прикрепляются к файлу в библиотеке и позволяют найти документ среди других (примеры свойств: название, автор, тип документа, дата загрузки, тематика и т.д. и т.п.), список свойств документа редактируется в настройках модуля.

Тип файла - окончание имени файла (xls, xlsx, doc, pdf... - независимо от регистра),

Куда может устанавливаться Библиотека?

Библиотека проектировалась для использования на корпортале Битрикс, но с некоторыми ограничениями и небольшими доработками (усечениями) может использоваться и на "Битрикс-управление сайтом"

Компоненты библиотеки могут устанавливаться как на отдельную страницу корпортала - в этом случае пользователю будут доступны все файлы библиотеки(с ограничениями доступа к файлам заданными при заливке файла или редактировнании его параметров),так и на страницы компаний или задач CRM - в этом случае список файлов фильтруется по отношению их к данной компании или задаче.

В данное время библиотека работает только на Linux-подобной системе с базой MySQL

Краткое описание модуля "Параметрическая библиотека":

1) Доступ к документу

Модуль обеспечивает ограничение доступа к документу:

1.1 запись файлов документов в папку сайта, скрытую от внешнего доступа - доступа незарегистрированным пользователям и пользователям, которым не даны явно права на документ.

1.2 К каждому документу можно дать права доступа:

- конкретным пользователям ( нужно перечислить список пользователей );

- группе пользователей ( к примеру: группе "сотрудники ") ;

- подразделениям без подотделов ( к примеру: "отдел кадров" или "IT-отдел" );

- подразделению с подотделами ( к примеру: доступ для "Отдела продаж" автоматически даст доступ для "Отдела продаж Москва", "Отдела продаж Москва менеджеры", "Отдела продаж Регионы", "Региональным представителям", "Дилеры регионы","Отдела ВЭД" , "Отдел продаж розницы и бьюти" , "Электронные торги ").

1.3 Права можно дать как только на чтение документа (документ можно скачать и ознакомиться с ним), так и на редактирование (подразумевает возможность загрузки новой версии документа).

- права на редактирование подразумевают и права чтения;

- права на редактирование позволяют не только загружать новую версию документа, но и редактировать свойства документа (включая права доступа);

- права на редактирование позволяют лишить автора доступа к документу;

1.4 Независимо от назначенных прав, редакторский доступ к документу имеют:

- администратор Битрикс (вся группа пользователей "Администратор");

- начальник подразделения автора и все начальники вышестоящих подразделений.

2) Свойства документа

2.1 Типы свойств

- Строка - произвольная строка длиной до 256 символов;

- Текст - Произвольный текст с форматированием, длиной до 2^16 (2 в 16-й степени) символов;

- Дата - в формате ДД.ММ.ГГГГ;

- Привязка к пользователю - привязка к зарегистрированному в Битрикс пользователю;

- Привязка к контрагенту - привязка к компании CRM - требует установленного модуля CRM;

- Привязка к задаче - требует установленного модуля "Задачи";

- Список - многоуровневая структура данных, автор документа или редактор могут только отнести документ к той или иной категории списка, права на редактирование списков имеет только заданная в настройках модуля группа пользователей и администраторы; (картинка справа - пример выбора значения параметра типа "список")

- Теги - произвольные текстовые метки, облегчающие поиск документа, в отличии от списка любой пользователь может создавать собственные теги;

- Комментарии - поле типа "текст".

Картинка справа - пример редактирования параметра типа "список":

2.2 Обязательные свойства

- Название документа - свойство типа "строка", отображается в списке документов - указывается пользователем вручную;

- Автор документа - пользователь первоначально создавший документ - свойство создаётся автоматически, отредактировано быть не может, ;

- Отдел - отдел, к которому привязан документ, может быть указано при создании документа или отредактировано в дальнейшем, по умолчанию прописывается отдел автора, в фильтре - выпадающий список отделов компании;

- Дата создания документа - свойство создаётся автоматически, отредактировано быть не может;

- Список прав на редактирование документа - список пользователей, групп пользователей, подразделений (см.п.1.2), редактор документа может отредактировать этот список прав, при сохранении документа автору автоматически назначаются редакторские права (т.е. он себя удалить не может);

- Список прав на чтение документа - список пользователей, групп пользователей, подразделений имеющих права на ознакомление с документом, без прав на загрузку новой версии, редактор документа может отредактировать этот список прав,;

- История документа - Список пользователей, загружавших различные версии документа и даты этих загрузок - свойство создаётся автоматически, отредактировано быть не может;

- Тип документа - свойство типа "список".

Также, сам файл документа является обязательным.

2.3 Необязательные свойства

- входящий-исходящий-внутренний - поле типа "список" - Доступ на редактирование имеют только пользователи, включённые в группу "регистрация документов" (номер группы задаётся в настройках модуля).

- Дата регистрации документа - поле типа "дата" - если заполнено поле "входящий-исходящий-внутренний" то заполняется автоматически, может быть отредактировано вручную пользователем, имеющим права на регистрацию документов;

- Номер документа - строка - если заполнено поле "входящий-исходящий-внутренний" то заполняется автоматически, может быть отредактировано вручную пользователем, имеющим права на регистрацию документов;

- Тематика документа - поле типа "список" - функционально аналогичное полю "тип документа";

- Компания - поле типа "привязка к контрагенту" - при заполнении этого поля документ будет отображаться также и на странице контрагента;

- Задача - поле типа "привязка к задаче" - при заполнении этого поля документ будет отображаться также и в задаче;

- Теги - поле типа "теги";

- Комментарии - поле типа "текст".

Дополнительно администратором Битрикс может быть создано неограниченное количество новых свойств, перечисленных в 2.1 типов,

также в административной панели модуля любое из необязательн

3) Версии документа

Модуль "Библиотека документов" реализован таким образом, что при загрузке новой версии файла, старая версия не удаляется и её можно посмотреть во всплывающей форме "версии документа" - в правом нижнем углу формы редактирования свойств документа.

При скачивании файла из списка файлов, скачивается всегда самая последняя версия.

Доступ к просмотру версий документа имеют только пользователи, имеющие редакторские права.

4) Поиск документа в библиотеке

Для поиска документов существуют фильтры - необходимо выбрать нужный фильтр, или заполнить новый фильтр и кликнуть по кнопке "найти".

Фильтр можно сохранить для повторного использования - в левом нижнем углу фильтра есть кнопка-шестерёнка, открывающее меню сохранения фильтра.

Сохранённые фильтры индивидуальны для каждого пользователя Битрикс, Вы не можете увидеть фильтры коллег.

5) Настройки, доступные только администратору Битрикс

5.1 Общие настройки

- директория (папка) на сервере, в которой хранятся файлы документов;

- ID информационного блока, в котором хранится структура подразделений компании (структура отделов);

- группа пользователей, имеющих право редактировать списки;

- группа пользователей, имеющих права регистрировать документы;

- группа пользователей, имеющих права удалять документы;

- группа пользователей, имеющих права множественной загрузки документов (загрузки документов группой);

- список типов файлов, разрешённых для сохранения в библиотеке

(в настоящее время разрешены типы: doc,docx,odt,rtf,xls,xlsx,ods,odf,csv,xml,ppt,pptx,pdf,cdr,psd,ai,jpg,jpeg,png,gif,rar,zip,7z,mp3,wav );

- прочие технические настройки;

5.2 Настройки свойств документа (полей формы загрузки/редактирования)

- можно создавать новые свойства, перечисленных в п.2.1 типов;

- любое свойство, кроме перечисленных в п.2.2 может быть выключено (данные при этом сохранятся);

- любое необязательное поле может быть сделано обязательным для заполнения (и наоборот - его можно снова сделать необязательным);

- можно менять порядок полей в форме загрузки/редактирования документа и фильтре (синхронно);

- можно менять цвет и фон полей в форме загрузки/редактирования документа;

Компонент модуля DOCLIB - Загрузка нового документа

Позволяет загружать новый документ (загрузить файл и указать его параметры) .

При наличии прав (задаётся включением в группу) позволяет загружать сразу несколько документов (файлов) - документы сохраняются с одинаковыми параметрами, к названию каждого документа добавляетмя название исходного файла

Права доступа к файлу задаются персонально или по группам пользователей Битрикс или по подразделениям компании (см картинку ниже)

Компонент модуля DOCLIB - Список файлов

Отображает список документов, при наведении курсора - открывает панель с параметрами документа (первые две картинки на данной страницу),

Позволяет просматривать загруженные документы через google-viever (при наличии авторизации на гугле)

Позволяет скачивать файлы на локальный компьютер

Позволяет просматривать параметры документа, испаользуя фильтр (фильтр задаётся компонентом "Компонент модуля DOCLIB - фильтр списка файлов")

Позволяет редактировать параметры документа (при наличии доступа на редактирование) - см картинку справа

Позволяет просматривать и скачивать старые версии документа (картинка спарава)

Позволяет загружать новые версии документа (при наличии доступа на редактирование)

Компонент модуля DOCLIB - Фильтр файлов

Фильтр позволяет искать файлы:

• - по фрагменту строкового параметра
• - по значению параметра типа "список"
• - по диапазону значений параметра типа "дата"
• - по привязке к отделу компании
• - по привязке к автору или к задаче
• - по тегам
• - по типу регистрации документа - "входящий/исходящий/внутренний" (если используется)
• - по номеру документа (если используется)

Фильтры можно сохранять и использовать повторно (см. картинку ниже),

все фильтры привязаны к пользователю, создавшему их (чужие фильтры пользователи не видят).

Фильтры можно предустанавливать через сессию - это используется для фильтрации документов на страницах компаний CRM или задач.

Кастомизация

все компоненты кастомизируются (имеют отдельные темплейты в соответствии со стандартами Битрикс).

ДОПОЛНЕНИЕ 2020г:

1) поддерживается несколько типов документов (несколько вариантов списка полей документа)

2) можно спользовать скрипты -модификаторы полей при сохранении документа (напримерю чтобы название документа автоматически формировалось из других полей)