Модуль Битрикс: параметрическая библиотека документов
- 08-09-16
Что такое параметрическая библиотека документов?
Это отдельное хранилище файлов документов, никак не связанное ни с файловым хранилищем Битрикс, ни с Гугл-диском.
Позволяет: хранить файлы, искать их в хранилище по заранее заданным свойствам документа (свойства прикрепляются к файлу при сохранении файла или при редактировании),
Скачивать файлы на локальный компьютер, просматривать файлы приямо в библиотеке, используя Google-viewer (требуется авторизация на гугле), закачивать новые версии файла (при наличии прав на запись файла документа)
Просматривать старые версии документа (новые версии файла не затирают предыдущие, а сохраняются рядом).
Особенности библиотеки:
- данная библиотека позволяет назначать файлам разные свойства (признаки), по которым этот файл в дальнейшем можно найти среди тысяч других;
- доступ к файлу документа назначается автором на каждый файл в отдельности, а не по папкам
- папок в библиотеке не существует, поиск документа производится только с помощью фильтров
- вы не можете увидеть документ, даже его название, даже сам факт его наличия, если Вам не предоставлен доступ к нему,
Документ - произвольный файл одного из разрешённых типов + набор свойств документа, список разрешённых типов файлов редактируется в настройках модуля.
Свойства документа - тестовые, числовые или прочие данные, которые прикрепляются к файлу в библиотеке и позволяют найти документ среди других (примеры свойств: название, автор, тип документа, дата загрузки, тематика и т.д. и т.п.), список свойств документа редактируется в настройках модуля.
Тип файла - окончание имени файла (xls, xlsx, doc, pdf... - независимо от регистра),
Библиотека проектировалась для использования на корпортале Битрикс, но с некоторыми ограничениями и небольшими доработками (усечениями) может использоваться и на "Битрикс-управление сайтом"
Компоненты библиотеки могут устанавливаться как на отдельную страницу корпортала - в этом случае пользователю будут доступны все файлы библиотеки(с ограничениями доступа к файлам заданными при заливке файла или редактировнании его параметров),так и на страницы компаний или задач CRM - в этом случае список файлов фильтруется по отношению их к данной компании или задаче.
В данное время библиотека работает только на Linux-подобной системе с базой MySQL
Краткое описание модуля "Параметрическая библиотека":
Модуль обеспечивает ограничение доступа к документу:
1.1 запись файлов документов в папку сайта, скрытую от внешнего доступа - доступа незарегистрированным пользователям и пользователям, которым не даны явно права на документ.
1.2 К каждому документу можно дать права доступа:
- конкретным пользователям ( нужно перечислить список пользователей );
- группе пользователей ( к примеру: группе "сотрудники ") ;
- подразделениям без подотделов ( к примеру: "отдел кадров" или "IT-отдел" );
- подразделению с подотделами ( к примеру: доступ для "Отдела продаж" автоматически даст доступ для "Отдела продаж Москва", "Отдела продаж Москва менеджеры", "Отдела продаж Регионы", "Региональным представителям", "Дилеры регионы","Отдела ВЭД" , "Отдел продаж розницы и бьюти" , "Электронные торги ").
1.3 Права можно дать как только на чтение документа (документ можно скачать и ознакомиться с ним), так и на редактирование (подразумевает возможность загрузки новой версии документа).
- права на редактирование подразумевают и права чтения;
- права на редактирование позволяют не только загружать новую версию документа, но и редактировать свойства документа (включая права доступа);
- права на редактирование позволяют лишить автора доступа к документу;
1.4 Независимо от назначенных прав, редакторский доступ к документу имеют:
- администратор Битрикс (вся группа пользователей "Администратор");
- начальник подразделения автора и все начальники вышестоящих подразделений.
- Строка - произвольная строка длиной до 256 символов;
- Текст - Произвольный текст с форматированием, длиной до 2^16 (2 в 16-й степени) символов;
- Дата - в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- Привязка к пользователю - привязка к зарегистрированному в Битрикс пользователю;
- Привязка к контрагенту - привязка к компании CRM - требует установленного модуля CRM;
- Привязка к задаче - требует установленного модуля "Задачи";
- Список - многоуровневая структура данных, автор документа или редактор могут только отнести документ к той или иной категории списка, права на редактирование списков имеет только заданная в настройках модуля группа пользователей и администраторы; (картинка справа - пример выбора значения параметра типа "список")
- Теги - произвольные текстовые метки, облегчающие поиск документа, в отличии от списка любой пользователь может создавать собственные теги;
- Комментарии - поле типа "текст".
Картинка справа - пример редактирования параметра типа "список":
2.2 Обязательные свойства
- Название документа - свойство типа "строка", отображается в списке документов - указывается пользователем вручную;
- Автор документа - пользователь первоначально создавший документ - свойство создаётся автоматически, отредактировано быть не может, ;
- Отдел - отдел, к которому привязан документ, может быть указано при создании документа или отредактировано в дальнейшем, по умолчанию прописывается отдел автора, в фильтре - выпадающий список отделов компании;
- Дата создания документа - свойство создаётся автоматически, отредактировано быть не может;
- Список прав на редактирование документа - список пользователей, групп пользователей, подразделений (см.п.1.2), редактор документа может отредактировать этот список прав, при сохранении документа автору автоматически назначаются редакторские права (т.е. он себя удалить не может);
- Список прав на чтение документа - список пользователей, групп пользователей, подразделений имеющих права на ознакомление с документом, без прав на загрузку новой версии, редактор документа может отредактировать этот список прав,;
- История документа - Список пользователей, загружавших различные версии документа и даты этих загрузок - свойство создаётся автоматически, отредактировано быть не может;
- Тип документа - свойство типа "список".
Также, сам файл документа является обязательным.
2.3 Необязательные свойства
- входящий-исходящий-внутренний - поле типа "список" - Доступ на редактирование имеют только пользователи, включённые в группу "регистрация документов" (номер группы задаётся в настройках модуля).
- Дата регистрации документа - поле типа "дата" - если заполнено поле "входящий-исходящий-внутренний" то заполняется автоматически, может быть отредактировано вручную пользователем, имеющим права на регистрацию документов;
- Номер документа - строка - если заполнено поле "входящий-исходящий-внутренний" то заполняется автоматически, может быть отредактировано вручную пользователем, имеющим права на регистрацию документов;
- Тематика документа - поле типа "список" - функционально аналогичное полю "тип документа";
- Компания - поле типа "привязка к контрагенту" - при заполнении этого поля документ будет отображаться также и на странице контрагента;
- Задача - поле типа "привязка к задаче" - при заполнении этого поля документ будет отображаться также и в задаче;
- Теги - поле типа "теги";
- Комментарии - поле типа "текст".
Дополнительно администратором Битрикс может быть создано неограниченное количество новых свойств, перечисленных в 2.1 типов,
также в административной панели модуля любое из необязательн
Модуль "Библиотека документов" реализован таким образом, что при загрузке новой версии файла, старая версия не удаляется и её можно посмотреть во всплывающей форме "версии документа" - в правом нижнем углу формы редактирования свойств документа.
При скачивании файла из списка файлов, скачивается всегда самая последняя версия.
Доступ к просмотру версий документа имеют только пользователи, имеющие редакторские права.
Компонент модуля DOCLIB - Загрузка нового документа
Позволяет загружать новый документ (загрузить файл и указать его параметры) .
При наличии прав (задаётся включением в группу) позволяет загружать сразу несколько документов (файлов) - документы сохраняются с одинаковыми параметрами, к названию каждого документа добавляетмя название исходного файла
Права доступа к файлу задаются персонально или по группам пользователей Битрикс или по подразделениям компании (см картинку ниже)